Hilfe & FAQ für den Start in die Selbstständigkeit

Geschäftskonto bzw. klare Zahlungswege, Belegablage, fortlaufende Rechnungsnummern, Steuer- und Finanzamt-Stammdaten, passende Versicherungen, Rücklagen für Steuern und wiederkehrende Kosten sowie einen festen Rhythmus für Buchhaltung und Datensicherung.

Zu den typischen Pflichtangaben gehören vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt und Steuerangaben. Sonderfälle können weitere Angaben erfordern.

Für eine normale Rechnung verlangt § 14 UStG grundsätzlich die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers. SO-B2B prüft deshalb, ob mindestens eine der beiden Angaben vorhanden ist; EU- und Sonderfälle können zusätzliche Anforderungen haben.

EÜR steht für Einnahmenüberschussrechnung. Sie stellt grundsätzlich Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüber. Ob die EÜR für ein Unternehmen zulässig ist, hängt unter anderem von Rechtsform und steuerlichen Voraussetzungen ab.

Vorsteuer ist Umsatzsteuer, die ein Unternehmer bei betrieblichen Eingangsleistungen bezahlt und unter den gesetzlichen Voraussetzungen von seiner eigenen Umsatzsteuerzahllast abziehen kann.

Das sind verbreitete Standardkontenrahmen. SO-B2B zeigt verständliche Kategorien wie Telefon, Fahrzeug oder Bürobedarf und ordnet im Hintergrund ein passendes Konto zu. Der verwendete Kontenrahmen sollte mit dem Steuerbüro abgestimmt werden.

Ein BU-/Steuerschlüssel kennzeichnet im Buchungssatz die umsatzsteuerliche Behandlung. Er ist nicht dasselbe wie das Sachkonto oder Gegenkonto. SO-B2B hält diese Felder getrennt, damit spätere DATEV-Exporte sauber aufgebaut werden können.

Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln. Strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X können maschinell verarbeitet werden; ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinn.

E-Mails können steuerlich oder geschäftlich relevante Inhalte enthalten. Deshalb sollte die Originalnachricht zusammen mit Anhängen und Metadaten geordnet und nachvollziehbar archiviert werden, statt ausschließlich im normalen Postfach zu verbleiben.

Typische Beispiele sind Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Steuerberatung, Versicherungen, IHK/HWK oder berufsständische Beiträge, Bank- und Zahlungsgebühren, Software-Abos, Hosting, Telefon, Fahrzeug, Wartung, Ersatzbeschaffungen und Steuer-Vorauszahlungen.

Kontostand ist nicht gleich frei verfügbares Geld. Umsatzsteuer, Einkommen- oder Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und jährliche Betriebskosten können später fällig werden. Dafür sollten eigene Liquiditätspositionen und ausreichende Rücklagen vorgesehen werden.

AfA bedeutet Absetzung für Abnutzung. Länger nutzbare Wirtschaftsgüter werden häufig über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Dafür ist ein Anlagenverzeichnis sinnvoll, in dem Anschaffung, Nutzungsdauer, Abschreibung und Restwert nachvollziehbar bleiben.

Bei ordnungsmäßigen elektronischen Aufzeichnungen sollen Änderungen nachvollziehbar bleiben. SO-B2B dokumentiert deshalb wichtige Aktionen im Audit-Log und verwendet bei ausgestellten Rechnungen Storno statt stiller Löschung.

OPOS sind offene Posten: noch nicht vollständig bezahlte Forderungen oder Verbindlichkeiten. SO-B2B überwacht offene Ausgangsrechnungen, Fälligkeiten, Überfälligkeit und Mahnstufen.

Ein Entwurf kann in SO-B2B noch bearbeitet werden. Nach der Festschreibung soll der Vorgang nicht still verändert werden; Korrekturen werden nachvollziehbar über Storno, Gutschrift oder Folgevorgänge dokumentiert.

Teilzahlungen werden getrennt von der Rechnung gespeichert. Dadurch bleiben ursprünglicher Rechnungsbetrag, bereits gezahlter Betrag und Restforderung nachvollziehbar.

Die Buyer Reference ist eine strukturierte Referenz des Käufers in einer E-Rechnung. Im B2G-Umfeld kann dafür eine Leitweg-ID vorgegeben sein; im B2B kann eine andere mit dem Empfänger vereinbarte Referenz verwendet werden.

Optional kann der Server Text aus Text-PDFs über pdftotext und aus Bildern über Tesseract OCR auslesen. Erkannte Rechnungsnummern, Daten, Beträge, USt-ID oder IBAN sind nur Vorschläge und werden nicht automatisch gebucht.

Dabei wird der rechnerische Kassenbestand mit dem gezählten Bargeld verglichen. SO-B2B speichert Soll, Ist und Differenz; für einen abgeschlossenen Tag werden neue Barbuchungen blockiert.

SO-B2B kann einfache Kontoauszugs-CSV-Dateien einlesen, doppelte Umsätze über einen Prüfschlüssel erkennen und passende offene Ausgangsrechnungen als Zuordnung vorschlagen.

Je nach Vereinbarung insbesondere Buchungsdaten, Eingangs- und Ausgangsbelege, Bank- und Kassenbewegungen, Anlagenzugänge, relevante Verträge und Steuerunterlagen. SO-B2B bündelt diese Daten für die Übergabe; DATEV-Formate werden separat technisch validiert.

Angemeldete Nutzer können über „Problem melden“ das Feedbackcenter öffnen. Dort lassen sich Fehler, Darstellungsprobleme, Bedienungsfragen und Ideen mit optionalen Screenshots melden. Technische Browserdaten werden nur mit der im Formular angezeigten Zustimmung angehängt; Buchhaltungs- oder Kundendaten werden nicht automatisch übernommen. Den Bearbeitungsstatus und eine Rückmeldung siehst du anschließend unter „Meine Meldungen“.