Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Kevin Heinz
Gotlandweg 4
59494 Soest
Deutschland
Telefon: +49 176 58113670
E-Mail: kevinheinz911@googlemail.com

2. Bereitstellung der Webseite und Server-Protokolle

Beim Aufruf verarbeitet der Hosting-Server technisch erforderliche Verbindungsdaten, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Datei, Referrer, Browser und Betriebssystem. Diese Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung. Die Aufbewahrungsdauer der Server-Protokolle richtet sich nach der technischen Konfiguration des Hosting-Anbieters.

3. Cookies & Browser-Speicher

SO-B2B verwendet das technisch notwendige Sitzungscookie SOB2BSESSID für Anmeldung, CSRF-Schutz und Sitzungsverwaltung. Optionale Komfort-Einstellungen (derzeit insbesondere die Tooltip-Einstellung) werden nur nach entsprechender Auswahl lokal im Browser gespeichert. Eine kurzfristige Fehlerdiagnose kann technisch notwendige Angaben im SessionStorage halten. Externe Analyse-, Werbe- oder Profiling-Cookies werden derzeit nicht eingesetzt.

Die Auswahl kann jederzeit über Cookie-Einstellungen geändert werden. Die Entscheidung selbst wird mit Versionsstand und Zeitpunkt lokal im Browser gespeichert.

4. HTTPS und Sitzung

SO-B2B sollte im produktiven Betrieb ausschließlich über HTTPS genutzt werden. Für Anmeldung, CSRF-Schutz und Sitzungsverwaltung setzt die Anwendung eine technisch notwendige PHP-Sitzung ein. Das Sitzungscookie ist HttpOnly und SameSite=Lax; bei HTTPS wird es zusätzlich als Secure gesetzt.

4. Registrierung und Benutzerkonto

Bei einer Registrierung werden Benutzername, optional E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Firmenzuordnung, Rollenstatus, Registrierungs- und Anmeldezeitpunkte sowie die bei der Registrierung bestätigte Fassung von Datenschutz und Nutzungsbedingungen verarbeitet. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Jeder registrierte Nutzer erhält einen getrennten Firmen-/Mandantenbereich.

5. Firmen-, Buchhaltungs- und Steuerdaten

Je nach Nutzung können insbesondere Firma und Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., Wirtschafts-ID, Finanzamt, Steuerberater- und DATEV-Daten, Bankdaten und importierte Bankumsätze, Buchungen, Ausgangsrechnungen/offene Posten, Rechnungsprüfungen, Kassenabschlüsse, Anlagen/AfA-Daten, Belege, Aktennotizen, E-Mails, weitere Firmenbenutzer/Rollen und weitere geschäftliche Dokumente gespeichert werden. Diese Daten werden benötigt, um die vom Nutzer angeforderten Verwaltungs- und Buchhaltungsfunktionen bereitzustellen.

Wichtig: Nutzer entscheiden selbst, welche personenbezogenen Daten Dritter sie in ihre Firmenakte aufnehmen, und sind für die datenschutzkonforme Nutzung ihrer geschäftlichen Daten verantwortlich.

6. Dokumente, Texterkennung und E-Mail-Archiv

Hochgeladene Belege und E-Mail-Dateien werden dem jeweiligen Firmenbereich zugeordnet. Für die Duplikaterkennung können kryptografische SHA-256-Prüfsummen gespeichert werden. Die Originaldateien werden in einem geschützten Server-Speicherbereich abgelegt und nicht als öffentliche Dateien bereitgestellt.

Wenn die optionale Dokumenterkennung genutzt wird, kann SO-B2B den Text aus PDF-, Bild- oder Textdateien serverseitig auslesen und daraus unverbindliche Feldvorschläge wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, IBAN oder USt-IdNr. ableiten. Erkannter Text, technische Verarbeitungsangaben und die daraus gewonnenen Vorschläge können im jeweiligen Mandantenbereich gespeichert werden. Für die Dokumenterkennung werden derzeit keine externen KI- oder OCR-Cloud-Dienste automatisch angesprochen; lokal verfügbare Serverwerkzeuge wie pdftotext oder Tesseract können verwendet werden. Automatisch erkannte Inhalte müssen vom Nutzer vor einer Buchung geprüft werden.

7. Gastmodus / lokale Browserdaten

Im Gastmodus werden die eingegebenen Buchhaltungs-, Firmen-, Rechnungs-, Kassen-, Anlagen-, Bankimport- und Archivdaten ausschließlich im IndexedDB-Speicher des aktuell verwendeten Browsers gespeichert und nicht in die SO-B2B-Firmendatenbank übertragen. Wer Browserdaten löscht, den privaten Modus verwendet oder Gerät beziehungsweise Browser wechselt, kann den Zugriff auf diese lokalen Daten verlieren. Der Gastmodus bietet deshalb einen manuellen Sicherungs- und Wiederherstellungs-Export.

Der normale Webseitenaufruf des Gastmodus erzeugt trotzdem die technisch üblichen Server-Protokolle und wird vom datensparsamen Tageszähler erfasst.

8. Datenschutzfreundlicher Tages-Besucherzähler

SO-B2B zählt Besuche ohne externen Analysedienst. Ein Besucher wird pro Kalendertag höchstens einmal als eindeutiger Tagesbesuch gezählt. Dazu erzeugt der Server aus der beim Abruf technisch anfallenden IP-Adresse und dem Browser-Kennzeichen einen nur für den jeweiligen Tag verwendbaren, nicht rückrechenbaren HMAC-Prüfwert. Die Anwendung speichert dabei weder die rohe IP-Adresse noch den vollständigen User-Agent im Besucherzähler.

Prüfwerte vergangener Tage werden automatisch entfernt. Dauerhaft erhalten bleiben nur zusammengefasste Tageswerte wie Anzahl der Besucher, Seitenaufrufe, Logins, Registrierungen und Gastmodus-Aufrufe. Erkannte Bots und Monitoring-Aufrufe werden nicht gezählt. Für den Zähler wird kein eigenes Tracking-Cookie gesetzt und kein geräteübergreifendes Profil aufgebaut.

9. Audit- und Sicherheitsprotokoll

Bestimmte sicherheits- und nachvollziehbarkeitsrelevante Aktionen angemeldeter Nutzer werden protokolliert, zum Beispiel Anmeldung oder das Anlegen von Buchungen und Dokumenten. Für den Schutz vor automatisierten Anmeldeversuchen können zeitlich begrenzt pseudonymisierte Prüfwerte aus Login-Kennung und Verbindungsadresse verarbeitet werden. Passwortrücksetz- und E-Mail-Bestätigungslinks werden als einmalig nutzbare, zeitlich befristete Token geführt; in der Datenbank wird nur ein kryptografischer Hash des Tokens gespeichert.

Bei Audit-Einträgen kann statt der rohen IP-Adresse ein HMAC-Sicherheitsprüfwert gespeichert werden. Dies dient Nachvollziehbarkeit, Missbrauchsschutz und der technischen Fehleranalyse.

10. Feedback- und Fehlercenter

Angemeldete Nutzer können freiwillig Fehlermeldungen, Darstellungsprobleme, Bedienungsfragen, Verbesserungsvorschläge und Funktionswünsche übermitteln. Dabei werden die Meldung, die zugehörige Benutzer- und Firmenzuordnung, die verwendete SO-B2B-Version, der Bearbeitungsstatus und optional vom Nutzer hochgeladene Screenshots gespeichert.

Technische Angaben wie Browserkennung, Plattform, Sprache, Zeitzone, Bildschirm- und Fenstergröße werden nur dann an die Meldung angehängt, wenn die entsprechende Option im Formular aktiviert bleibt. Ein zuletzt im Browser erkannter JavaScript-Fehler wird ausschließlich lokal in der aktuellen Sitzung vorgemerkt und nur nach gesonderter Bestätigung mitgesendet. Buchhaltungs-, Rechnungs-, Kunden- oder Bankdaten werden nicht automatisch aus der Anwendung in eine Meldung übernommen.

Screenshots werden in einem nicht öffentlich zugänglichen Serverbereich gespeichert und nur dem meldenden Nutzer sowie dem Systemadministrator über eine zugriffsgeschützte Auslieferung angezeigt. Nutzer sollten Screenshots vor dem Absenden auf vertrauliche Inhalte prüfen. Meldungen und Anhänge können nach Abschluss der Bearbeitung durch den Systemadministrator gelöscht werden.

11. Steuerbüro-Export und Weitergabe

SO-B2B übermittelt Buchhaltungsdaten nicht automatisch an ein Steuerbüro. Ein Export wird vom angemeldeten Nutzer aktiv ausgelöst und anschließend von ihm selbst an den gewünschten Empfänger weitergegeben. Externe Analyse- oder Werbetracker werden derzeit nicht eingesetzt.

12. Sponsoren und externe Links

SO-B2B kann klar gekennzeichnete Sponsor- und Partnerhinweise anzeigen. Sponsorlogos werden lokal auf dem SO-Portal-Server gespeichert; es werden dafür keine externen Werbepixel, Drittanbieter-Skripte oder fremden Bildserver automatisch geladen. Erst wenn ein Nutzer einen Sponsor-Link anklickt, wird er auf die externe Webseite des Sponsors weitergeleitet. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzinformationen des jeweiligen Zielanbieters.

13. Aufbewahrung und Löschung

Konten- und Firmendaten werden grundsätzlich gespeichert, solange das Konto genutzt wird oder eine Aufbewahrung für Betrieb, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung einzelner Buchungs- und Belegdaten entgegenstehen. Lösch- oder Auskunftsanfragen können über die oben genannte Kontaktadresse gestellt werden.

14. Rechte betroffener Personen

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

15. Hosting und technischer Betrieb

SO-B2B wird auf Hosting-Infrastruktur der STRATO GmbH betrieben. STRATO gibt an, Rechenzentren in Deutschland zu betreiben und die Datenverarbeitung seiner Hosting-Infrastruktur in Deutschland vorzunehmen. Für die Auftragsverarbeitung stellt STRATO eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO sowie technische und organisatorische Maßnahmen bereit.

Abgrenzung: Diese Angabe beschreibt den Hosting-Anbieter. Ob Daten im konkreten SO-B2B-Betrieb ausschließlich innerhalb dieser Infrastruktur verarbeitet werden, hängt zusätzlich von aktivierten Funktionen, E-Mail-Versand, externen Links und künftig eingebundenen Diensten ab. SO-B2B soll deshalb externe Datenflüsse transparent dokumentieren und vor Freigaben gesondert prüfen.

Weitere technische Angaben stehen unter Datenschutz & Betrieb.

16. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen oder Datenverarbeitungen des SO-B2B-Systems ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.