Lege zuerst die Unternehmens- und Steuerstammdaten an, trenne betriebliche Zahlungen möglichst klar von privaten Vorgängen, richte einen festen Beleg- und E-Mail-Ablauf ein und sorge für regelmäßige Backups. Prüfe außerdem, ob du E-Rechnungen empfangen kannst.

Empfohlene Einrichtung: Firmenprofil, Steuerdaten, Bank, Kontenrahmen, Steuerberater und Geschäftsjahr vollständig eintragen. Anschließend eine Musterrechnung erstellen und mit dem Rechnungsprüfer kontrollieren.

Für Gewerbetreibende nennt § 141 AO steuerliche Schwellen von mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn. Eine Buchführungspflicht kann aber auch aus anderen Gesetzen oder aus der Rechtsform entstehen. Deshalb ist „unter der Grenze = immer EÜR“ zu pauschal.

Freiberufler können ihren Gewinn grundsätzlich nach § 4 Abs. 3 EStG per EÜR ermitteln, sofern keine andere Buchführungspflicht greift. Bei Unsicherheit sollte das Steuerbüro die Gewinnermittlungsart im Mandantenprofil bestätigen.

Typischerweise: vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmen und Leistungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuerangaben bzw. ein erforderlicher Befreiungshinweis.

SO-B2B prüft diese Kerndaten und zusätzlich die mathematische Plausibilität. Eine interne Bezeichnung „Betriebssteuernummer“ darf nicht dazu führen, dass die gesetzlich benötigte Steuernummer/USt-ID fehlt.

Bei der normalen Pflichtangabe genügt grundsätzlich Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens. Bestimmte grenzüberschreitende oder besondere Umsatzsteuerfälle können zusätzliche USt-ID-Angaben verlangen. Deshalb fragt der SO-B2B-Rechnungsprüfer den Rechnungstyp ab.

Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € gelten vereinfachte Pflichtangaben. Dafür gibt es in SO-B2B einen eigenen Prüfmodus. Achtung: Die Erleichterungen gelten nicht für jeden Sonderfall, z. B. bestimmte innergemeinschaftliche oder Reverse-Charge-Sachverhalte.

Seit 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Ein einfaches PDF ist seitdem keine E-Rechnung im steuerlichen Sinn. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregelungen: 2025 und 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden; bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Übergangsfrist grundsätzlich bis Ende 2027.

SO-B2B unterstützt den Import und die Prüfung strukturierter E-Rechnungen und archiviert das eingelesene Original.

Nach § 19 UStG gilt seit 2025 grundsätzlich: Der Gesamtumsatz im Vorjahr darf 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreiten. Kleinunternehmer weisen grundsätzlich keine Umsatzsteuer wie Regelbesteuerte aus. Das ist nicht dasselbe wie „keine Steuern zahlen“.

Die Einstellung im Firmenprofil steuert die zugehörigen Rechnungs- und Buchungshinweise.

Steuern sollten als eigene Liquiditätsposition berücksichtigt werden. Umsatzsteuer, Einkommen-/Körperschaftsteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer sind nicht mit dem frei verfügbaren Kontostand gleichzusetzen. Die konkrete Rücklagenhöhe hängt von der individuellen steuerlichen Situation ab.

Eine feste Prozentzahl wäre unseriös, weil Rechtsform, Gewinn, persönliche Situation und Steuerstatus unterschiedlich sind.

Nach § 147 AO gelten je nach Dokumentart unterschiedliche Fristen: bestimmte Bücher/Jahresabschlüsse grundsätzlich 10 Jahre, Buchungsbelege grundsätzlich 8 Jahre und sonstige steuerlich relevante Unterlagen bzw. Geschäftsbriefe regelmäßig 6 Jahre. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres und kann sich im Einzelfall verlängern.

SO-B2B speichert die Dokumentart. Vor einer Löschung sollten die für das konkrete Dokument geltenden Aufbewahrungsfristen geprüft werden.

Geschäfts- und steuerlich relevante E-Mails können aufbewahrungspflichtige Unterlagen sein. Deshalb besitzt SO-B2B ein E-Mail-Archiv für die Originaldatei samt Metadaten und Prüfsumme. Nur die Nachricht im normalen Postfach liegen zu lassen ist als langfristiges Archivkonzept ungeeignet.

Bei ordnungsmäßigen elektronischen Aufzeichnungen sollen Änderungen nachvollziehbar bleiben. SO-B2B verwendet deshalb bei ausgestellten Rechnungen Storno statt stilles Löschen und führt ein Audit-Log mit Zeitstempel, Benutzer und Objekt.

Neben Miete, Ware und Werbung gehören oft auch dazu: Kranken-/Pflegeversicherung und Altersvorsorge, Betriebshaftpflicht und weitere Branchenversicherungen, IHK/HWK oder berufsständische Beiträge, Steuerberatung, Bank- und Zahlungsgebühren, Software-Abos, Domains/Hosting, Telefon/Internet, Fahrzeugkosten, Wartung, Datensicherung, Rechtsberatung, Rücklagen für Reparaturen sowie Steuer-Vorauszahlungen.

Praxisregel: Ein Kostenpunkt, der jährlich kommt, sollte als monatliche Rücklage im Liquiditätsplan sichtbar sein.

Gemischt genutzte Wirtschaftsgüter brauchen eine nachvollziehbare Trennung bzw. Ermittlung des privaten und betrieblichen Anteils. Das Handbuch nennt ausdrücklich Fahrzeug und Telefon als typische Fälle. SO-B2B kann dafür jetzt einen betrieblichen Nutzungsanteil bei Buchungen und Anlagen dokumentieren; steuerliche Sonderfälle werden weiterhin zur Prüfung markiert.

Bestimmte Aufwendungen dürfen steuerlich nicht oder nur teilweise berücksichtigt werden. Typische Sonderfälle sind z. B. Bewirtung und Geschenke. Solche Vorgänge sollten nicht einfach auf ein allgemeines Kostenkonto gebucht werden, sondern gesondert erfasst und geprüft werden.

AfA bedeutet Absetzung für Abnutzung. Größere, länger nutzbare Wirtschaftsgüter werden häufig nicht vollständig im Kaufjahr als Aufwand behandelt, sondern über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. SO-B2B besitzt dafür jetzt ein Anlagenverzeichnis mit Anschaffung, Nutzungsdauer, betrieblichem Anteil, AfA-Planungsrechnung und Restwert.

Entwurf: noch bearbeitbar. Festschreibung: der Ausgangsvorgang wird nicht mehr still verändert. Teilzahlung: bleibt als eigener Zahlungsdatensatz erhalten, damit Rechnungsbetrag, Zahlung und Restforderung getrennt nachvollziehbar bleiben. Folgevorgang: aus einem Angebot kann ein Auftrag oder eine Rechnung, aus einem Auftrag eine Rechnung als neuer verknüpfter Vorgang entstehen.

SO-B2B kann – wenn der Server die Werkzeuge bereitstellt – Text-PDFs mit pdftotext und Bilder mit Tesseract OCR auslesen. Rechnungsnummer, Datum, Brutto, USt-ID oder IBAN werden nur als Vorschlag erkannt. OCR kann Zeichen oder Beträge falsch lesen; deshalb ist vor einer Buchung immer eine menschliche Prüfung vorgesehen.

OPOS bedeutet offene Posten. Eine Ausgangsrechnung bleibt offen, bis der Zahlungseingang zugeordnet wurde. SO-B2B zeigt Fälligkeit und Überfälligkeit, dokumentiert Mahnstufen und kann Bankumsätze als möglichen Zahlungstreffer vorschlagen.

Der Tagesabschluss stellt den rechnerischen Kassenbestand dem tatsächlich gezählten Bargeld gegenüber. Eine Differenz sollte erklärt werden. Nach dem Abschluss blockiert SO-B2B neue Barbuchungen für genau diesen abgeschlossenen Tag, damit der Stand nachvollziehbar bleibt.

SO-B2B importiert normalisierte Bankumsätze, bildet einen Prüfschlüssel gegen doppelte Importe und sucht bei Geldeingängen nach genau passenden offenen Rechnungen. Ein Vorschlag wird nicht stillschweigend gebucht, sondern muss vom Nutzer bestätigt werden.

Je nach Vereinbarung typischerweise Buchungsdaten, Eingangs- und Ausgangsbelege, Bank- und Kassenbewegungen, Anlagenzugänge, relevante Verträge/Steuerunterlagen und bei Bedarf offene Posten. SO-B2B bündelt dies in einem Steuerbüro-Paket. Zusätzlich steht ein DATEV-EXTF-Buchungsstapel mit integrierter technischer Prüfung zur Verfügung. Vor dem produktiven Einsatz sollte die Datei zusätzlich mit dem DATEV-Prüfprogramm oder durch einen kontrollierten Import in der Kanzleisoftware validiert werden.